Na een opiniërende discussie werd het door de voltallige oppositie ingediende amendement uitgebreid met de toevoeging dat een ambtenaar onder verantwoordelijkheid van de griffier als technisch adviseur bij de agendacommissie van de gemeenteraad kan worden uitgenodigd.
Feitelijk was dit natuurlijk allang mogelijk, maar nu is het dan formeel opgeschreven. Het belangrijkste winstpunt is dat de ambtelijke beleidscoördinator, als zogenaamd louter technisch adviseur, geen permanente zitting in de agendacommissie krijgt. Het gevaar hiervan zou kunnen zijn dat deze ambtelijke figuur een ongewenste sturende en dwingende rol zou kunnen gaan spelen in de commissie. Het gaat immers om gescheiden rollen: het bestuursorgaan college vormt het dagelijks bestuur en het bestuursorgaan gemeenteraad vormt het algemeen bestuur.
De rol van de agendacommissie wordt steviger. Zij kijkt verder vooruit en bepaalt niet alleen de agenda's van de vergaderingen, maar denkt aan de hand van de bestuurlijke kalender ook na over de gewenste beeldvormende bijeenkomsten voor de raad. In de agendacommissie wordt de vorm en inhoud van de bijeenkomsten afgestemd en wie er aan tafel zit of op een andere manier participeert.
De griffier doet daarvoor, in afstemming met college en ambtelijke organisatie, een voorstel.
Per onderwerp levert de ambtelijke organisatie/het college een advies aan over doel, opzet, werkvorm, communicatie etc. Hiervoor wordt het formulier 'intake beeldvormende activiteit' gebruikt. Er is altijd duidelijk in welke 3 subtypen beeldvorming de sessie gaat plaatsvinden. Per avond kunnen dit verschillende typen zijn. Ook bepaalt de agendacommissie de locatie van de bijeenkomsten (raadzaal, andere ruimte of externe locatie).
De agendacommissie kan agenderingsverzoeken van een raadslid niet op inhoudelijke gronden weigeren. De agendacommissie heeft een plannings-technische rol bij het bepalen op welke avond en op welk tijdstip een onderwerp geagendeerd wordt.
Vragen: is het wenselijk dat de ambtelijke organisatie/het college een advies aanlevert over doel, opzet, werkvorm, communicatie etc.?
Locatiekeuze wordt ook bepaald door agendacie. Is dat wenselijk?
Agendacie. heeft geen inhoudelijke rol. Maar wat als zij de plannings-technische rol zodanig invult dat inhoudelijke onderwerpen niet aan bod komen of telkens vooruit in de tijd worden geschoven?
Verslaglegging. De Agendacie. bepaalt de wijze van verslaglegging (drie vormen: kort verslag, uitgebreid samenvattend verslag, videoverslag).
Samenstelling agendacie. Twee raadsleden uit coalitie en twee uit de coalitie(?), benoemd door de raad (stemrecht), Voorzitter van de raad (stemrecht), Griffier (adviseur), Ambtelijk beleidscoördinator (technisch adviseur).
De vergadering van de agendacommissie is openbaar en er worden notulen opgesteld (samenvattende besluitenlijst waaruit de overwegingen voor keuzes blijken).
Vragen: wordt niet bedoeld twee raadsleden uit de coalitie en twee raadsleden uit de oppositie?
OP is voorstander van een paritaire verhouding tussen coalitie en oppositie. De vertegenwoordiging in de agendacommissie dient in evenwicht te zijn.
Ten opzichte van de eerste versie is een duidelijker onderscheid gemaakt. Positief.
Vragen: op welke wijze wordt inhoudelijke sturing vanuit de ambtelijke organisatie/het college in de agendacommissie voorkomen?
Wat betekent deze verandering voor de verschillende betrokkenen in het proces?
Uitgaande van de teksten hebben de fracties 2 vergadermomenten, in week 1 en in week 4. Dat lijkt voldoende om politieke afstemming te faciliteren en contacten met de buitenwereld te onderhouden.
Vragen: vanuit het perspectief van de inwoners krijgen zij in de beeldvormende fase ruimschoots gelegenheid in te spreken, hun visie e.d. kenbaar te maken. Maar hoe is dat geregeld in de opiniërende fase?
In het rapport Hiemstra en de Vries over de doorlichting van de ambtelijke organisatie stond onder andere het onderstaande te lezen:
Als het gaat om opgavegericht werken is het belangrijk dat de organisatie, te beginnen bij het bestuur, scherpe opgaven benoemt en duidelijke afspraken maakt met het MT om deze te realiseren. Het coalitieakkoord is leidend, maar vraagt op onderdelen verdere uitwerking om ambtelijk hanteerbaar te zijn. De beelden hierover gaan wel in dezelfde richting, maar sluiten nog niet volledig op elkaar aan. Zo lang die gezamenlijke taal er niet is liggen misverstanden en energieverlies op de loer. (pagina 6). Het college en MT benoemen dat ze in de beginperiode hierover goed met elkaar in gesprek waren. De afgelopen periode is de aandacht naar andere zaken verschoven. (pagina 7)
De ambtelijke organisatie krijgt nu bij de bestuurlijke vernieuwing een zwaardere rol als het gaat om advisering over de interactie, de beeldvorming, e.e.a. in afstemming met de griffie. De ambtelijke beleidscoördinator maakt voortaan deel uit van de agendacommissie voor een technische toelichting op voorstellen vanuit het College.
Vragen: gelet op de gememoreerde problemen bij de doorlichting van de organisatie is het de vraag of de ambtelijke organisatie hiervoor gereed is. Waaruit kunnen wij afleiden dat indien de ambtelijke organisatie een zwaardere rol krijgt niet als bij het opgavegericht werken de zaken versloffen en de aandacht naar andere zaken zal verschuiven?
Evaluatie. Om te kunnen bepalen of de pilot geslaagd is, is een goede evaluatie van belang. De werkgroep Bestuurlijke vernieuwing zal hiervoor een voorstel doen. Onafhankelijk onderzoek en vergelijking ten opzichte van een nulmeting vindt de werkgroep belangrijk.
De opdrachtformulering en doelstellingen vormen het uitgangspunt. Deze worden smart uitgewerkt. De aanname is dat opgavegericht werken het realiseren van de maatschappelijke ambities versterkt.
Een organisatiescan is altijd een momentopname. Dat geldt ook voor dit onderzoek. In de onderzoeksperiode was de organisatie volop in ontwikkeling. De doorwerking was soms nog niet zichtbaar. Het college wil meer zichtbare en concrete resultaten zien die op een gestructureerde wijze tot stand komen. Het is tijd voor een extra impuls in de organisatie om de structuur en sturing te verstevigen en competenties te ontwikkelen om opgavegericht werken mogelijk te maken en de ambities te realiseren.
